Geschäftsbedingungen für die Nutzung der ONA Mitarbeiter-App

1.1 Diese Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der ONA Mitarbeiter-App („ONA App") durch Arbeitnehmer:innen, freie Mitarbeitende, Aushilfen, Werkstudent:innen, Auszubildende und sonstige von einem Arbeitgeber eingeladene Nutzer:innen („Nutzer:innen").

1.2 Die ONA App wird von der FREA OS GmbH („ONA", „wir", „uns") betrieben. Die Nutzung der ONA App setzt voraus, dass der jeweilige Arbeitgeber oder ein sonstiger berechtigter Vertragspartner („Arbeitgeber") die Nutzung von ONA für sein Unternehmen eingerichtet hat und die Nutzer:innen zur Nutzung eingeladen wurden.

1.3 Diese Geschäftsbedingungen regeln ausschließlich die Nutzung der ONA App durch Nutzer:innen. Sie begründen kein Arbeitsverhältnis zwischen Nutzer:innen und ONA. Arbeitsvertragliche Rechte und Pflichten bestehen ausschließlich zwischen Nutzer:innen und ihrem jeweiligen Arbeitgeber.

1.4 Für Arbeitgeber, Unternehmen und sonstige Vertragspartner von ONA gelten gesonderte Vertragsbedingungen, insbesondere SaaS-, Lizenz-, Leistungs- und gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsvereinbarungen.

2.1 Die ONA App unterstützt digitale HR-, Schichtplanungs-, Zeiterfassungs-, Onboarding- und abrechnungsnahe Prozesse. Je nach den vom Arbeitgeber gebuchten und aktivierten Funktionen kann die ONA App insbesondere folgende Funktionen bereitstellen:

• a)Anzeige von Schichten, Arbeitszeiten und Einsatzorten,
• b)Zeiterfassung, Clock-in/Clock-out und Pausenverwaltung,
• c)Abwesenheits-, Urlaubs- und Krankmeldungsfunktionen,
• d)Kommunikation und Informationsaustausch mit dem Arbeitgeber,
• e)Onboarding-, Profil- und Dokumentenfunktionen,
• f)Anzeige oder Übermittlung abrechnungsrelevanter Informationen,
• g)weitere HR- und Organisationsfunktionen.

2.2 Der konkrete Funktionsumfang hängt von den Einstellungen des Arbeitgebers, dem jeweiligen Nutzerprofil, den aktivierten Modulen und der technischen Verfügbarkeit ab.

2.3 ONA erbringt über die App keine Rechts-, Steuer- oder Lohnbuchhaltungsberatung gegenüber Nutzer:innen. Angaben in der App dienen der digitalen Erfassung, Verarbeitung, Anzeige oder Vorbereitung von Informationen und ersetzen keine individuelle Beratung durch den Arbeitgeber, Steuerberater:innen, Rechtsberater:innen oder zuständige Stellen.

3.1 Die Nutzung der ONA App setzt eine Einladung durch den Arbeitgeber oder eine andere berechtigte Stelle voraus. Nutzer:innen können sich nur mit der E-Mail-Adresse registrieren oder anmelden, die für die Einladung oder das Nutzerprofil vorgesehen ist.

3.2 Nutzer:innen sind verpflichtet, bei der Registrierung und Nutzung vollständige, richtige und aktuelle Angaben zu machen, soweit diese für die Nutzung der App erforderlich sind.

3.3 Zugangsdaten, Login-Codes und sonstige Authentifizierungsmittel dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Nutzer:innen sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

3.4 Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten kompromittiert wurden oder eine unbefugte Nutzung des Kontos erfolgt, sind ONA oder der Arbeitgeber unverzüglich zu informieren.

3.5 ONA setzt angemessene technische Schutzmaßnahmen ein, um unbefugte Zugriffe, Missbrauch oder Sicherheitsrisiken zu verhindern.

4.1 Nutzer:innen dürfen die ONA App nur im Rahmen des vorgesehenen Zwecks und der ihnen zugewiesenen Berechtigungen nutzen.

4.2 Nutzer:innen dürfen insbesondere nicht:

• a)falsche, irreführende oder manipulierte Angaben machen,
• b)Zeiterfassungen, Abwesenheiten, Dokumente oder andere Daten missbräuchlich erfassen, ändern oder übermitteln,
• c)Zugangsdaten Dritten überlassen oder fremde Nutzerkonten verwenden,
• d)technische Schutzmaßnahmen umgehen, stören oder manipulieren,
• e)die App für rechtswidrige, belästigende, betrügerische oder schädigende Zwecke verwenden,
• f)Schadsoftware einsetzen oder automatisierte Abfragen, Scraping, Reverse Engineering oder sonstige missbräuchliche technische Eingriffe vornehmen, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.

4.3 Nutzer:innen sind selbst dafür verantwortlich, Eingaben vor dem Absenden zu prüfen. Soweit Angaben fehlerhaft erfasst wurden, sind diese unverzüglich im Rahmen der verfügbaren Funktionen zu korrigieren oder dem Arbeitgeber mitzuteilen.

4.4 Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich für arbeitsorganisatorische Entscheidungen, Freigaben, Prüfungen und arbeitsrechtliche Maßnahmen. Dies gilt insbesondere für Schichtplanung, Arbeitszeitbewertung, Urlaubsfreigaben, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Prüfungen.

5.1 Soweit die ONA App Funktionen zur Zeiterfassung, Schichtanzeige oder Übermittlung abrechnungsrelevanter Informationen bereitstellt, dienen diese der digitalen Unterstützung der Prozesse zwischen Nutzer:innen und Arbeitgeber.

5.2 Die rechtliche Bewertung von Arbeitszeiten, Pausen, Zuschlägen, Abwesenheiten, Vergütungsansprüchen oder sonstigen arbeits- und lohnrelevanten Sachverhalten erfolgt nicht durch ONA gegenüber Nutzer:innen, sondern durch den Arbeitgeber oder von diesem beauftragte Stellen.

5.3 In der App angezeigte Informationen haben informatorischen Charakter, soweit eine Prüfung, Freigabe oder Korrektur durch den Arbeitgeber noch aussteht.

5.4 Nutzer:innen sind verpflichtet, Abweichungen, offensichtliche Fehler oder unvollständige Angaben unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen.

6.1 Soweit Nutzer:innen Dokumente, Nachweise, Profilinformationen oder sonstige Inhalte über die ONA App hochladen oder übermitteln können, sind sie dafür verantwortlich, dass diese Inhalte richtig, vollständig und rechtmäßig sind.

6.2 Nutzer:innen dürfen keine Inhalte hochladen oder übermitteln, die rechtswidrig sind, Rechte Dritter verletzen, Schadsoftware enthalten oder für den vorgesehenen HR- und Arbeitsprozess nicht erforderlich sind.

6.3 ONA kann technische Prüfungen vornehmen, um Sicherheit, Dateiformate, Verfügbarkeit oder Missbrauchsschutz sicherzustellen. Eine inhaltliche rechtliche Prüfung von Nutzerinhalten durch ONA findet nicht statt.

7.1 ONA bemüht sich um einen zuverlässigen und sicheren Betrieb der App. Eine ununterbrochene oder jederzeit fehlerfreie Verfügbarkeit kann jedoch nicht gewährleistet werden.

7.2 Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, Updates, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen der technischen Infrastruktur, höhere Gewalt, Drittanbieter, App-Store-Plattformen, Internetverbindungen oder Endgeräte der Nutzer:innen entstehen.

7.3 Für die Nutzung der App benötigen Nutzer:innen ein kompatibles Endgerät, eine aktuelle oder unterstützte Betriebssystemversion sowie eine Internetverbindung. Nutzer:innen sind für die technische Funktionsfähigkeit ihres Endgeräts und ihrer Internetverbindung selbst verantwortlich.

7.4 ONA kann Updates bereitstellen, die zur Sicherheit, Stabilität, Kompatibilität oder Weiterentwicklung der App erforderlich sind. Bestimmte Funktionen können nur mit einer aktuellen App-Version genutzt werden.

8.1 ONA kann die App weiterentwickeln, Funktionen ändern, ergänzen oder entfernen, sofern dadurch die berechtigten Interessen der Nutzer:innen angemessen berücksichtigt werden.

8.2 Änderungen können insbesondere erforderlich sein, um technische Verbesserungen, Sicherheitsmaßnahmen, gesetzliche Anforderungen, Integrationen, neue Module oder Anpassungen an App-Store-Vorgaben umzusetzen.

8.3 Soweit wesentliche Änderungen Auswirkungen auf die Nutzung haben, werden Nutzer:innen oder der Arbeitgeber in geeigneter Weise informiert.

9.1 ONA kann den Zugang zu einzelnen Funktionen oder zum Nutzerkonto vorübergehend einschränken oder sperren, wenn:

• a)ein Sicherheitsrisiko besteht,
• b)ein begründeter Missbrauchsverdacht vorliegt,
• c)Nutzer:innen gegen diese Geschäftsbedingungen verstoßen,
• d)der Arbeitgeber den Zugang entzieht oder ONA hierzu anweist oder das Beschäftigungs- bzw. Berechtigungsverhältnis endet,
• e)gesetzliche oder behördliche Anforderungen dies erforderlich machen.

9.2 Die Sperrung erfolgt, soweit möglich und angemessen, unter Berücksichtigung der Interessen der betroffenen Nutzer:innen und des Arbeitgebers.

10.1 Bei der Nutzung der ONA App werden personenbezogene Daten verarbeitet. Informationen hierzu finden sich in der Datenschutzerklärung von ONA unter https://www.ona.so/de/legal/privacy bzw. in englischer Sprache unter https://www.ona.so/en/legal/privacy.

10.2 Soweit ONA personenbezogene Daten im Auftrag des Arbeitgebers verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der zwischen ONA und dem Arbeitgeber bestehenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

10.3 Der Arbeitgeber bleibt, soweit gesetzlich vorgesehen, Verantwortlicher für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. ONA verarbeitet solche Daten im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen und nach Maßgabe der geltenden Datenschutzbestimmungen.

10.4 Nutzer:innen können sich bei datenschutzbezogenen Fragen an ONA oder ihren Arbeitgeber wenden. Einzelheiten ergeben sich aus der jeweils geltenden Datenschutzerklärung.

11.1 Die ONA App, einschließlich Software, Designs, Benutzeroberflächen, Datenbankstrukturen, Texte, Marken, Logos und sonstiger Inhalte, ist rechtlich geschützt.

11.2 Nutzer:innen erhalten ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und widerrufliches Recht, die ONA App im Rahmen dieser Geschäftsbedingungen und der ihnen zugewiesenen Berechtigungen zu nutzen.

11.3 Eine darüber hinausgehende Nutzung, Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung oder sonstige Verwertung ist nicht gestattet, soweit sie nicht ausdrücklich erlaubt oder gesetzlich zwingend zulässig ist.

12.1 ONA haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften.

12.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet ONA nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Nutzung der App überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Nutzer:innen regelmäßig vertrauen dürfen.

12.3 Im Übrigen ist die Haftung von ONA, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

12.4 ONA haftet nicht für Entscheidungen, Handlungen oder Unterlassungen des Arbeitgebers, insbesondere nicht für arbeitsrechtliche, organisatorische, vergütungsbezogene oder lohnabrechnungsbezogene Entscheidungen.

12.5 Soweit ONA die jeweiligen Schäden nicht zu vertreten hat, haftet ONA insbesondere nicht für Schäden, die durch unrichtige Angaben der Nutzer:innen, unbefugte Nutzung von Zugangsdaten, Störungen der Internetverbindung, Endgeräteprobleme oder nicht von ONA zu vertretende Drittanbieterdienste entstehen.

13.1 Die Bereitstellung und Nutzung der App kann von Drittanbietern abhängig sein, insbesondere App-Store-Betreibern, Hosting-, Cloud- und Speicheranbietern, Infrastruktur-Dienstleistern, E-Mail-Dienstleistern sowie Analyse-, Sicherheits- oder Integrationsdiensten.

13.2 Für App-Store-Plattformen können ergänzend die Bedingungen der jeweiligen Plattformbetreiber gelten.

13.3 Soweit der Arbeitgeber Integrationen mit Drittanbietersystemen aktiviert, kann die Nutzung einzelner Funktionen von der Verfügbarkeit und den Bedingungen dieser Drittanbieter abhängen.

14.1 Die Nutzungsberechtigung endet, wenn der Arbeitgeber den Zugang entzieht, das zugrunde liegende Beschäftigungs- oder Nutzungsverhältnis endet, der Arbeitgeber die Nutzung von ONA beendet oder ONA den Zugang berechtigt sperrt.

14.2 Nach Ende der Nutzungsberechtigung können bestimmte Daten oder Funktionen nicht mehr abrufbar sein. Gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- und Löschpflichten bleiben unberührt.

14.3 Nutzer:innen können sich bei Fragen zu ihren arbeitsbezogenen Daten an ihren Arbeitgeber wenden. Datenschutzrechte bleiben hiervon unberührt.

15.1 ONA kann diese Geschäftsbedingungen ändern, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer, organisatorischer oder funktionaler Änderungen erforderlich ist und Nutzer:innen dadurch nicht unangemessen benachteiligt werden.

15.2 Über wesentliche Änderungen werden Nutzer:innen in geeigneter Weise informiert.

15.3 Soweit eine Zustimmung erforderlich ist, wird ONA diese vor Wirksamwerden der Änderungen einholen.

16.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

16.2 Zwingende gesetzliche Verbraucherschutzvorschriften bleiben unberührt, soweit sie anwendbar sind.

17.1 ONA ist weder verpflichtet noch bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

18.1 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

18.2 Vertragssprache ist Deutsch. Eine englische Übersetzung kann zu Informationszwecken bereitgestellt werden; im Falle von Abweichungen ist die deutsche Fassung maßgeblich.